С чего начать автоматизацию бизнеса и что автоматизировать первым

Начните с процесса, который повторяется часто и идет по одним и тем же правилам. Хороший кандидат: заявки приходят в мессенджер, сотрудник вручную переносит их в таблицу и напоминает клиенту о встрече. Здесь видно, где теряется время. Плохой кандидат: задача, которую каждый раз решают по-новому, с большим числом исключений. Спросите сотрудников, какие действия они повторяют каждый день и какие ошибки случаются чаще всего. Из ответов соберите короткий список процессов и выберите из него один.

У процесса есть понятные шаги, известен результат каждого шага и тот, кто его выполняет. Правила получается описать словами без оговорки «иногда делаем иначе». Если такого описания нет, сначала наведите порядок: распишите шаги, уберите лишние согласования, договоритесь, кто и когда подключается. Автоматизация закрепит беспорядок, если оставить его как есть. Проверьте процесс на бумаге: пройдите его от начала до конца и отметьте места, где приходится звонить или уточнять.

Опишите процесс так, как он идет сейчас, и посчитайте, сколько времени он забирает у людей. Соберите требования к результату: что должно происходить после нажатия кнопки, кто получает уведомление, где хранится история действий. Покажите описание подрядчику и попросите разбить работу на этапы, чтобы после каждого этапа вы видели работающую часть. Договоритесь, где будет работать система и кому принадлежат аккаунты. Зафиксируйте в договоре передачу доступов, кода и документации. Обсудите поддержку после запуска: кто обновляет систему и что происходит при сбое.

Спросите, какие похожие задачи подрядчик уже запускал и что менялось в требованиях по ходу работы. Попросите показать, как выглядит результат каждого этапа и как вы будете его принимать. Уточните, на чем работает система, где она размещается и кто отвечает за сервер после сдачи. Обсудите действия при сбое: как вы узнаете о проблеме и кто ее устраняет.

Мы делаем веб-сервисы и платформы под такие задачи, отдаем клиенту код и все аккаунты, система работает на сервере клиента, а поддержку после запуска ведем по отдельному соглашению. Стоимость соберет калькулятор проекта, заявку на разработку оставляют там же.