Как перейти на новую CRM и перенести данные
Переход на другую CRM держится на описанных данных, проверенном переносе и обученных людях. Сначала вы фиксируете, что именно хранится в старой системе и кто этим пользуется. Потом переносите все на тестовый контур, сверяете записи и только после этого работаете в новой системе каждый день.
Основатель студии, в коммерческой разработке с 2016 года · Обновлено 15 ноября 2026
Какие данные нужно описать перед сменой CRM
Составьте список того, что реально хранится в старой системе: контакты клиентов, сделки и их этапы, задачи, счета и оплаты, файлы, история звонков и переписки. Отдельно отметьте, какие поля заполняют менеджеры, а какие приходят автоматически из форм на сайте, из телеграм-ботов или из бухгалтерии. Посчитайте, сколько записей в каждой таблице, это пригодится при сверке после переноса. Спросите у сотрудников, какие отчеты они смотрят каждую неделю: новая система должна уметь строить те же отчеты. Без такого списка перенос превращается в перекладывание файлов наугад.
Как перенести заявки и сделки из старой CRM
Запросите у текущего поставщика полную выгрузку базы в открытом формате, например в виде таблиц. Проверьте, что в выгрузку попали активные сделки, закрытые сделки, архивные контакты и приложенные файлы. Перенос делайте на тестовом контуре, то есть на копии системы, где можно пробовать без риска для рабочей базы.
Сравните количество записей, суммы и даты с исходником. Расхождения записывайте в отдельный список и разбирайте до переключения. История переписки и звонки переносятся хуже всего, их проверяйте в первую очередь и заранее решайте, что делать с тем, что перенести не удалось.
Что спросить у подрядчика до начала работ
Выясните, кто будет владельцем аккаунтов в новой системе и на чье имя они оформлены. Уточните, на каком сервере будет работать система и кто управляет этим сервером после запуска. Спросите, в каком виде вы получите исходный код и документацию. Разделите ответственность за данные: подрядчик делает выгрузку сам или загружает то, что подготовили вы. Обсудите обучение сотрудников и порядок закрытия старых доступов после отключения. Ответы на эти вопросы получите письменно до подписания договора.
Как перевести сотрудников на новую CRM
Запускайте новую систему параллельно со старой на короткий срок: заявки приходят в обе, менеджеры привыкают к новым экранам. Назначьте человека внутри команды, который собирает вопросы и ошибки и передает их ответственному за внедрение. Договоритесь о дате, после которой старая система переходит в режим только для чтения, и предупредите об этом всех. Первые дни проверяйте, что каждая новая заявка попадает в новую систему. Заявки, которые приходят в почту или мессенджер, должны попадать туда же. После отключения сохраните архивную выгрузку базы и доступ к ней.
Проверьте себя
- Список таблиц и полей, которые нужно перенести, составлен
- Выгрузка из старой CRM получена в открытом формате и проверена
- Тестовый перенос сверен по количеству записей, суммам и датам
- Определен владелец аккаунтов в новой системе и сервера, на котором она работает
- Назначен ответственный за внедрение внутри компании
- Сотрудники знают дату отключения старой системы
- Архивная копия базы сохранена у вас
- Решен вопрос, кто администрирует сервер после запуска
Частые вопросы
Можно ли перенести переписку и файлы из старой CRM?
Чаще всего да, но результат зависит от формата выгрузки. Проверьте на тестовом контуре, как отображаются вложения и цепочки писем, и заранее решите, что делать с записями, которые перенести не получилось.
Что будет с заявками с сайта во время перехода?
Формы на сайте и телеграм-боты можно заранее переключить на новую систему или оставить на старой до финального дня. Важно, чтобы каждая заявка попадала в одну систему и не терялась в почте.
Нужно ли переносить архивные сделки?
Если по ним бывают повторные обращения, архив переносите целиком или в виде читаемой выгрузки. Решение зависит от того, как часто менеджеры возвращаются к старым клиентам.
Кто должен администрировать сервер после запуска?
Сервер обычно остается у вас, а администрирование берет на себя подрядчик по договору поддержки. Уточните, что входит в поддержку и как вы получите доступы, если решите сменить исполнителя.
Услуги по теме
- Услуга Веб-сервис на заказ под процесс вашей компании Проектируем и запускаем веб-сервис под ваш процесс: личные кабинеты, заявки, оплата, админ-панель. Вы получаете работающий продукт, которым управляете сами.
- Услуга Личный кабинет под ваши процессы: вход, заказы, документы, оплата Создаем личный кабинет для клиентов и партнеров: вход и роли, заказы, документы, оплата, уведомления и обмен данными с учетной системой компании.
- Услуга CRM на заказ под ваш процесс продаж и работу с заявками Создаем CRM под ваш процесс продаж: карточки клиентов, сделки, задачи, роли, отчеты, связка с почтой, телефонией и сайтом. Работающий сервис с админ-панелью.