Как связать сайт с CRM и не терять заявки

Самый простой путь: у вашей CRM есть готовый модуль для сайта. Вы ставите его на сайт, указываете адрес CRM и доступ, заявки начинают уходить в нужную воронку. Такой модуль закрывает типовые формы, но плохо подходит, когда на сайте несколько форм с разными полями или заявки приходят из чата и мессенджеров.

Другой путь: сайт отправляет вебхук. Вебхук это автоматическое уведомление, которое одна система посылает другой, когда что-то произошло, например при отправке формы. Уведомление принимает посредник, приводит данные к нужному виду и передает их в CRM через API. API это способ, которым программы обмениваются данными по запросу. Посредник нужен, когда формы меняются часто или когда CRM должна получать заявки из нескольких источников и складывать их в одну воронку.

Соберите список полей, которые должны попадать в CRM: имя, телефон, почта, текст заявки, страница и источник. Отметьте обязательные поля и те, что система заполняет сама. Опишите, кто в компании принимает заявки и какие статусы они проходят от новой до закрытой.

Проверьте доступы: к админке сайта, к CRM с правами на создание записей, к настройкам форм. Заранее решите, куда попадает заявка, если CRM недоступна: в почту, в мессенджер или в отдельную таблицу. Договоритесь с подрядчиком, кто и как быстро смотрит журнал обмена данными, если заявки перестали приходить.

Отправьте тестовые заявки из каждой формы, из чата и из всех источников, которые вы подключили. Сравните, что пришло в CRM, с тем, что заполнил клиент: поля не должны теряться и съезжать. Проверьте, не появляются ли дубли при повторной отправке формы.

Убедитесь, что при недоступности CRM заявка сохраняется и уходит в CRM позже, когда связь восстановится. Посмотрите, виден ли в карточке источник заявки, страница и метки рекламных кампаний. Отдельно проверьте уведомления: менеджер должен узнать о новой заявке в течение рабочего дня.

Спросите, что произойдет с заявкой при сбое на сайте или в CRM и как настроены повторные отправки. Попросите показать журнал обмена, где видно, какие заявки ушли, а какие нет. Уточните, как вносить изменения в формы после запуска и не сломается ли при этом передача данных. Спросите, кто чинит интеграцию, если CRM обновилась и поля перестали совпадать.

Мы делаем веб-сервисы и платформы, подключаем сайты к CRM и остаемся на поддержке после запуска. Код и все аккаунты переходят вам, продукт работает на вашем сервере. Стоимость считаем в калькуляторе на сайте, заявку можно оставить в форме.